in Evernote


Inca din 2010 lucrez in recrutare, timp in care am trecut prin 4 organizatii diferite, mici si mari, din industrii foarte diferite (IT, productie, consultanta).

In fiecare loc in care am fost ne-am lovit de probleme in ceea ce tine de modul in care tineam evidenta aplicantilor. Fie nu aveam un sistem si lucram fiecare cu candidatii nostri, fie aveam un sistem dar era atat de complicat incat iti taia tot cheful de viata recrutare.

In acest articol vreau sa iti arat cum am ajuns eu sa imi tin baza de date de candidati in Evernote si cum e structurata. Poate te ajuta si pe tine.

Aplicatii specializate

Nu dau nume dar am testat destul de multe aplicatii specializate pe partea de recrutare de care vorbim acum. Aici am dat peste 2 probleme.

Prima problema e legata de volumul de munca de care e nevoie sa introduci un candidat. Cand fac recrutare de obicei persoana trebuia sa inceapa deja de ieri si nu am timp sa completez cele 13 campuri necesare pentru a introduce un candidat in sistem. Vreau sa arunc CV-urile acolo (cate 100 daca se poate) si sa dau click pe 1 bifa si gata. Majoritatea sistemelor nu functioneaza in acest fel.

A doua problema e legata de cost. Sunt aplicatii foarte faine care probabil ca iti fac si masaj la degete prin tastatura in timp ce le folosesti pe langa faptul ca sunt gandite bine si chiar te ajuta. Singura problema e ca te costa cateva sute de euro / luna. Nashpa, aiurea, cam nasol …

Nu scot din calcul aplicatiile specializate dar eu inca nu am gasit una care sa nu ma incurce si care sa aiba un cost rezonabil pentru Romania. Daca stii vreuna, spune-mi si mie in sectiunea de comentarii.

Foldere si baze de date online

Dar hai sa fim seriosi, majoritatea companiilor din Romania inca se bazeaza pe tinerea CV-urilor in foldere imprastiate pe mai multe calculatoare. Asta pe langa CV-urile pe care le au pe Ejobs, BestJobs, Olx, etc.

Atunci cand CV-urile nu sunt in acelasi loc, e destul de greu sa faci cautari sau sa vezi care e statusul cu un candidat. Am trecut si eu pe aici, eu aveam CV-urile mele, colega avea CV-urile ei, si mai era contul de Ejobs unde intra toata lumea.

Experiementul Google drive

Intr-una din companiile in care am lucrat am decis sa centralizam toate CV-urile primite intr-un folder pe Google Drive. Mai departe sa le si grupam in functie de job-ul pentru care ii aveam in vedere dar si de statusul in care erau.

Practic aveam un folder shared pe google drive, fiecare proiect de recrutare avea propriul folder, iar in cadrul fiecarui proiect CV-urile erau puse in foldere diferite in functie de status. Da stiu, am scris in acest paragraf de 3 ori cuvantul folder, uite ca l-am mai scris odata. 🙂

Toate bune si frumoase, dupa ce am facut asta, toti aveam acces la toate CV-urile, puteam face cautari si vedea care e statusul unui anumit candidat.

Doar ca …

Aproape bine

Atunci cand ai un folder (iar cuvantul asta) in Google Drive care tot creste, ii poate veni cuiva ideea sa il stearga, ca sa mai elibereze spatiul pe calculator. Si uite cum apasand pe un buton poti sa pierzi cateva zeci de mii de CV-uri, lucru care s-a si intamplat.

Nu am fost eu. 🙂

Un alt neajuns era dat de faptul ca de cele mai multe ori pentru un candidat ai mai multe documente (CV, profil de personalitate, oferta, etc). In google drive, dupa cum iti poti da seama, e destul de greu sa le grupezi pe candidat fara sa creezi un numar prea mare de … nu mai zic ce.



Nu mai mentionez aici faptul ca Google Drive nu prea iti da modalitati bune de a lua notite pe baza unui CV. (poti doar in varianta online)

Baza de date CV-uri cu Evernote

In primii 5 ani de munca am schimbat destul de des angajatorul, cam o data pe an. Dupa o astfel de schimbare, am zis sa incerc sa inlocuiesc sistemul pe care l-am facut in Google Drive cu altceva.

Atunci mi-a venit ideea sa folosesc Evernote. Inainte sa merg mai departe, globul meu de cristal mi-a indicat ca ai o intrebare.

Radu, ce e Evernote?

Mersi de intrebare, facem o paranteza.

Pe scurt, Evernote e o aplicatie de luat notite. Adica un fel de notepad dar cu mult mai multe briz-briz-uri cum ar fi organizarea notitelor pe notebook-uri sau sincronizare cloud. Vezi mai multe aici.

Revenind

Am inchis paranteza. Fiindca foloseam Evernote de cativa ani deja, m-am gandit cum ar fi sa o adaptez pentru a avea rol si de baza de date de candidati.

Si m-am gandit asa:

  • creez un notebook nou in care voi pune toate CV-urile
  • fiecare CV va avea 2 tag-uri (un fel de etichete) unul care sa imi spuna care e proiectul de recrutare si al doilea care sa imi spuna care e stausul candidatului
  • pe langa CV-ul efectiv, pentru fiecare candidat voi scrie si observatiile pe care le voi avea legat de acesta sau voi adauga si alte fisiere
  • selectand tag-urile care trebuie voi putea vedea oricand de ex. care sunt candidatii pe lista scurta pentru pozitia de PHP developer
  • prin faptul ca toate CV-urile sunt in acelasi notebook, voi putea face cautari bazate pe ceea ce scrie in CV
  • share-uiesc acel notebook cu toate persoanele care vreau sa aiba acces

Status candidat

Cand vorbesc despre status candidat, am in minte urmatoarele situatii:

  1. All: a aplicat la job
  2. CV screening: i-am selectat CV-ul dintre miile de aplicanti; nu pe toti pe care ii selectez merg mai departe catre interviu cu mine
  3. 1st interview: programat la interviu cu mine, daca lucrurile sunt ok, merge mai departe catre pasul urmator; in caz contrar, ajunge la rejected
  4. Shortlist: pentru mine asta inseamna ca a ajuns pe lista scurta pe care o dau mai departe catre client; daca trece si de asta atunci merge la oferta.
  5. Offer: daca a ajuns aici inseamna ca i-am facut oferta
  6. On hold: pentru candidati care sunt ok dar nu a fost foarte potrivit timing-ul
  7. Rejected: cred ca e foarte clar ce inseamna asta 🙂

Dar Radu eu tot nu inteleg

Imi dau seama ca s-ar putea ca unele lucruri sa para relativ complicate, mai ales daca nu ai mai folosit Evernote pana acum.

Hai sa vorbim daca vrei sa te ajut sa incerci sa implementezi acest sistem in compania ta.

Iar daca ar fi interesant un curs online despre Evernote, spune-mi asta in sectiunea de comentarii. Sunt curios daca ar exista interes pentru un astfel de curs.

Disclaimer

Imi dau si eu seama ca struto-camila pe care ti-am prezentat-o are limitari. Cautarea e destul de rudimentara si putin greoaie. De asemenea si faptul ca ajungi sa ai acolo multe dubluri nu ajuta foarte mult. Sunt sigur ca ai observat tu si alte ‘bube’.

In acelasi timp, e o struto-camila care imi permite sa imi fac treaba la un nivel ok. Pe mine cel putin. Ti-am spus ca lucrez de peste 5 ani in recrutare, nu?

Alternative

In acest articol kilometric eu ti-am descris 2 abordari pe care am mers dealungul timpului. Sunt tare curios care sunt observatiile tale legat de modul in care ar trebui sa facem tracking-ul candidatilor.

Te astept in zona de comentarii.